Excelの表を印刷するとき、「何ページ目か分からない」「資料名や日付も入れたい」と困ることは多いですね。ページ番号は、セルに手入力するのではなく、ヘッダーまたはフッターに設定すれば、印刷ページ数に合わせて自動で連番になります。私も会議資料や一覧表を印刷する前に、この設定を入れるだけで資料がぐっと見やすくなりますよ。
結論：［挿入］からヘッダーとフッターを開き、［ページ番号］を選びます
Excelには、ページ番号を直接入れる専用ショートカットキーはありません。そのため、リボンから設定するのが確実です。設定後は印刷プレビューで位置やページ数を確認しましょう。
Excelでページ番号をフッターに入れる手順
ページ番号は一般的に用紙の下部、つまりフッターに入れます。左寄せ・中央・右寄せの3か所から、入れたい位置を選べます。
- ページ番号を付けたいExcelファイルを開きます。
- リボンの［挿入］タブをクリックします。
- ［テキスト］グループにある［ヘッダーとフッター］をクリックします。
- シートがページレイアウト表示に切り替わったら、用紙下部の［フッターの追加］をクリックします。
- 左・中央・右の入力欄から、ページ番号を置きたい場所をクリックします。
- 表示された［ヘッダー/フッター］タブで［ページ番号］のアイコンをクリックします。
- ページ番号だけでよければ、そのままシート上の別の場所をクリックして確定します。
設定欄には「&[ページ番号]」のような文字が表示されることがありますが、印刷時には「1」「2」「3」のように自動変換されます。文字を消さずに、そのまま印刷プレビューで確認してくださいね。
「1 / 10ページ」の形式で表示する方法
複数ページの資料では、現在のページと総ページ数を並べると、読む人が資料の全体量を把握しやすくなります。フッター中央に「1 / 10ページ」と表示する設定がおすすめです。
- ［フッターの追加］をクリックし、中央の入力欄を選びます。
- ［ページ番号］をクリックします。
- 続けてキーボードで「 / 」または「 / 」の前後に必要な文字を入力します。
- ［総ページ数］のアイコンをクリックします。
- 必要に応じて末尾に「ページ」と入力します。
印刷結果は「1 / 10ページ」「2 / 10ページ」のようになります。「全&[総ページ数]ページ中 &[ページ番号]ページ目」という表記にしたい場合も、同じ欄で文字とボタンを組み合わせれば大丈夫です。
ヘッダーに資料名・日付・ファイル名を入れる方法
ページ番号をフッターに、資料名や作成日をヘッダーに入れると、配布資料としてさらに管理しやすくなります。ヘッダーは用紙上部に表示されます。
- ［挿入］タブ→［ヘッダーとフッター］をクリックします。
- 用紙上部の［ヘッダーの追加］をクリックします。
- 左・中央・右の入力欄を選び、資料名などの固定文字を入力します。
- 作成日を自動表示したい場合は［現在の日付］をクリックします。
- ファイル名を自動表示したい場合は［ファイル名］をクリックします。
- 保存場所も必要なら［ファイルのパス］をクリックします。
たとえば、ヘッダー中央に「売上実績一覧」、右側に現在の日付を置き、フッター中央にページ番号を置くと、社内資料でよく使う見やすい構成になります。ファイル名を入れる場合は、ファイル名を変更すると印刷時の表示も自動で変わるので、古い資料名のまま配布するミスを防ぎやすいですよ。
［ページ設定］からヘッダー・フッターを細かく設定する方法
最初のページだけページ番号を消したい、奇数ページと偶数ページで表示を変えたい場合は、［ページ設定］画面を使います。印刷前にまとめて設定したいときにも便利です。
- ［ページレイアウト］タブをクリックします。
- ［ページ設定］グループ右下の小さな矢印（ダイアログボックス起動ツール）をクリックします。
- ［ヘッダー/フッター］タブを開きます。
- ［ヘッダー］または［フッター］の一覧から既成デザインを選ぶか、［ユーザー設定のヘッダー］または［ユーザー設定のフッター］をクリックします。
- 左・中央・右のセクションを選択し、ページ番号や総ページ数などのボタンをクリックします。
- 必要なら［先頭ページのみ別指定］や［奇数/偶数ページ別指定］にチェックを入れます。
- ［OK］をクリックし、印刷プレビューで確認します。
表紙を1ページ目に付ける資料では、［先頭ページのみ別指定］を使うと便利です。表紙にはページ番号を出さず、2ページ目以降にだけページ番号を表示できます。
ページ番号を「2」ではなく「1」から始めたいとき
表紙を除いて本文を1ページ目として数えたい場合は、ページ番号の開始番号を変更します。ただし、Excelでは「表紙を印刷対象に含めたまま、2枚目だけを1ページ目にする」といった複雑な設定は扱いにくいことがあります。その場合は表紙と本文を別シート・別印刷に分ける方法も検討しましょう。
- ［ページレイアウト］タブ→［ページ設定］グループ右下の矢印をクリックします。
- ［ページ］タブを開きます。
- ［先頭ページ番号］を確認します。
- ［自動］ではなく開始したい番号を入力します。
- ［OK］をクリックします。
たとえば、続きの資料として「11ページ」から印刷したい場合は、［先頭ページ番号］に「11」と入力します。
うまくいかない場合のチェックポイント
ページ番号が印刷プレビューに表示されない
- ページ番号を入力しただけで、印刷範囲の外にあるセルへ入力していないか確認します。セル内の数字はヘッダー・フッターではありません。
- ［挿入］→［ヘッダーとフッター］、または［ページ設定］→［ヘッダー/フッター］から設定したか確認します。
- ［ファイル］→［印刷］を開き、プレビュー画面で用紙の上下端を確認します。余白が極端に狭いと見えにくいことがあります。
- プリンター側で「余白なし印刷」や拡大・縮小の設定が有効な場合、端の文字が欠けることがあります。プリンターのプロパティも確認しましょう。
「&[ページ番号]」がそのまま印刷される
- 通常は印刷時に数字へ変換されますが、セルに直接「&[ページ番号]」と入力すると文字列のまま印刷されます。
- 必ずヘッダー・フッターの編集欄で［ページ番号］ボタンを使って挿入してください。
- 手入力した記号や文字をコピーした場合は、一度削除してボタンから入れ直すと確実です。
全部のページが「1」になる、総ページ数が合わない
- 印刷範囲が意図した範囲に設定されているか確認します。［ページレイアウト］→［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］で見直せます。
- ［ファイル］→［印刷］で「シートを1ページに印刷」が選ばれていると、表全体が1枚に縮小されます。必要なら「すべての列を1ページに印刷」などへ変更します。
- 改ページが不自然な位置に入っている場合は、［ページレイアウト］→［改ページ］→［すべての改ページを解除］を確認します。
ヘッダーやフッターの文字が小さい・大きい
ヘッダー・フッターの編集欄で対象の文字を選択し、［フォント］からサイズを変更できます。本文より少し小さめの9〜10ポイント程度にすると、表の邪魔をしにくく読みやすいです。会社の書式ルールがある場合は、そちらを優先してくださいね。
印刷前に使える時短ワザ
最後に、印刷ミスを減らすための便利な操作も押さえておきましょう。
- Ctrl＋P：印刷画面をすぐ開けます。ページ番号や余白の最終確認に便利です。
- Ctrl＋F2：印刷プレビューを開けます。実際のページ区切りを素早く確認したいときに役立ちます。
- ［ページレイアウト］→［印刷タイトル］：表の見出し行を各ページに繰り返して印刷できます。複数ページの一覧表では、ページ番号とセットで設定すると格段に読みやすくなります。
- ［表示］→［改ページプレビュー］：どこでページが切れるかをシート上で確認できます。表の途中で見出しや担当者名が分断されるのを防げます。
ページ番号は一度設定すれば、行数が増減して印刷ページが変わっても自動で更新されます。毎回手作業で番号を書き換える必要はありません。印刷する資料には、フッターのページ番号と見出し行の繰り返しをセットで設定して、確認しやすい資料を短時間で仕上げましょう。
