Word・パワポ活用

PowerPointの資料を白黒で印刷したら、「色分けしたグラフが全部同じように見える」「薄い文字が読めない」と困ることがありますよね。私も会議直前に印刷プレビューを見て、見づらさに気付いた経験があります。白黒印刷を見やすくするには、印刷時のカラー設定だけでなく、スライド上の文字・図形・グラフのコントラストも整えること...

PowerPointで発表時間を確認したいときは、スライドショーの［リハーサル］を使うのが最短です。各スライドにかかった時間とプレゼン全体の所要時間を同時に計測でき、結果を保存すれば自動切り替えにも使えます。発表直前に「予定時間を超えていないか」を確認したいときにも便利ですよ。結論：［スライドショー］タブの［リハーサル...

Wordで資料を印刷したら、右側のコメントや赤字の修正履歴まで出てしまった……という経験はありませんか？社内確認用のメモを残したまま提出用に印刷すると、見せたくない情報まで相手に渡るおそれがあります。コメントを印刷しないための基本は、印刷画面で［変更履歴とコメントの印刷］をオフにすることです。編集画面でコメントを非表示...

Wordで図形の中に文字を入れたとき、「横方向は中央なのに上下がずれる」「文字が左上に寄って見える」と困ることがありますよね。図形内の文字は、横方向の中央揃えと縦方向の中央揃えをそれぞれ設定すると、きれいに中央へ配置できます。私が資料作成でよく使う、迷いにくい手順を順番に紹介します。結論：図形内の文字を中央にするには「...

Wordで文書を新聞や会報のような2段組みにしたいときは、［レイアウト］タブから設定できます。ただし、文書の途中から2段組みにしたい場合は、先に「セクション区切り」を入れるのが大切です。段組みが意図しない範囲にかかるトラブルも、この手順で防げますよ。結論：Wordを2段組みにする最短手順文書全体を2段組みにするなら、［...

PowerPointで作った資料をMP4動画にしたいのに、保存場所が分からない、音声が入らない、書き出しが終わらないと困っていませんか。私も会議用の説明資料や研修動画を作るときは、PowerPointの動画書き出し機能をよく使います。結論からいうと、Windows版PowerPointなら［ファイル］→［エクスポート］...

PowerPointの全スライドでフォント、ロゴ、背景、タイトル位置をそろえたいときは、1枚ずつ編集する必要はありません。スライドマスターを使えば、共通デザインをまとめて変更できます。資料の修正依頼が来ても短時間で対応できるので、毎回の手直しに追われている方はぜひ使ってみましょう。結論：表示タブからスライドマスターを開...

Wordで表紙や送付状を作るとき、「2ページ目以降にはヘッダーを表示したいけれど、1ページ目だけは消したい」と困ることがありますよね。ヘッダーをそのまま削除すると全ページから消えてしまうため、先に設定を1つ変更するのがポイントです。私が仕事で文書を整えるときにもよく使う、失敗しにくい方法を順番に紹介します。結論：［先頭...

Wordで400字詰め原稿用紙を作りたいときは、余白や文字サイズを手作業で調整するより、Wordの［原稿用紙設定］を使うのが最短です。1行の文字数を20字、1ページの行数を20行に指定すれば、20×20＝400字の原稿用紙として整えられます。レポート、作文、社内文書の下書きなどで「400字詰め指定」に合わせたいときに便...

Wordで漢字にルビ（ふりがな）を付けたいときは、文字を選択して［ホーム］タブの［ルビ］を開けば設定できます。氏名簿、社内マニュアル、子ども向け資料、読みやすい案内文などを作る場面で便利ですよ。こんにちは、PC時短ナビゲーターです。ルビは一文字ずつ入力しなくても、Wordの機能を使えばまとめて設定できます。まずは最短の...