Wordで途中から箇条書きの番号が「1」に戻ってしまい、前のリストの続き番号にしたい場面は多いですね。報告書や手順書では番号のズレが読みづらさにつながるため、すぐに直したいところです。私がまずおすすめするのは、番号を右クリックして［番号の設定］から［前のリストから継続］を選ぶ方法です。
結論：番号を右クリックして「前のリストから継続」を選びます
Wordのバージョンによっては、右クリックメニューに直接［番号を継続］と表示される場合もあります。その場合は、そちらを選べば完了です。Wordには「番号の続きを自動判定する」機能がありますが、貼り付けや改行の方法によって別のリストと判断されることがあります。そんなときも、番号設定から簡単に指定できますよ。
Wordで箇条書き番号を続きから振り直す手順
たとえば、上のリストが「1、2、3」で終わっているのに、下のリストが再び「1」から始まってしまったケースで操作します。
- 続き番号にしたい段落の番号部分を右クリックします。文章の途中ではなく、左側にある「1.」などの番号の上で右クリックするのがポイントです。
- 表示されたメニューから［番号の設定］をクリックします。
- ［番号の設定］画面で［前のリストから継続］を選択します。
- ［OK］をクリックします。
- 上のリストの最終番号の次の番号になっていることを確認します。
たとえば前のリストが「1、2、3」なら、下のリストの先頭は「4」になります。下に続く項目も「5、6」のように自動で連番になるため、途中の番号を個別に直す必要はありません。
右クリックに「番号の設定」が見当たらない場合
右クリックメニューの表示はWordの版によって少し異なります。［番号の設定］が見つからないときは、次のいずれかを探してください。
- ［番号を継続］
- ［番号の値の設定］
- ［リストのインデントの調整］の近くにある番号関連メニュー
［番号の値の設定］が開けた場合は、［前のリストから継続］にチェックを入れます。チェック項目がない画面では、開始番号を指定できることがあります。その場合は、前のリストの最後の番号に「1」を足した数字を入力すれば、見た目上は同じように整えられます。
リボンから番号を継続する方法
マウスの右クリックが使いにくいときは、［ホーム］タブから設定する方法もあります。
- 続き番号にしたい段落にカーソルを置きます。
- ［ホーム］タブを開きます。
- ［段落］グループにある［段落番号］の右側にある▼をクリックします。
- ［番号の設定］または［番号の値の設定］をクリックします。
- ［前のリストから継続］を選び、［OK］をクリックします。
複数の段落が「1、2、3」と別リスト扱いになっている場合は、続きにしたいリスト全体を選択してから操作すると直しやすいです。番号だけでなく段落の書式もまとめて整います。
番号を「1」からやり直したい場合の手順
反対に、章や項目が変わるため番号を「1」から再開したいこともあります。その場合は、番号を継続ではなく開始番号を指定します。
- 「1」から始めたい段落の番号を右クリックします。
- ［番号の設定］または［番号の値の設定］をクリックします。
- ［新しいリストを開始］を選択します。
- 開始番号に「1」が入っていることを確認し、［OK］をクリックします。
前のリストから続ける操作と、新しいリストを開始する操作は逆の設定です。見出しごとに番号をリセットしたい文書では、ここを使い分けましょう。
うまく続き番号にならないときのチェックポイント
EnterではなくShift＋Enterで改行している
Shift＋Enterは段落を変えない改行です。同じ番号の中で文章だけを改行したいときに使います。新しい番号の項目を作りたいのにShift＋Enterを押すと、次の番号が作成されません。新しい項目にしたい場合は、文末でEnterを押してください。
空白行を挟んだことで別のリストになっている
番号付きリストの途中でEnterを2回押すと、Wordはリストを終了することがあります。その後で段落番号を付け直すと、新しいリストとして「1」から始まりやすくなります。空白行の後に番号を続けたい場合は、この記事の［前のリストから継続］でつなげてください。
番号をキーボードで手入力している
「1.」「2.」と文字として入力すると、Wordの自動番号とは別物になります。途中に項目を追加しても後ろの番号が自動更新されないため、作業ミスが増えやすいです。［ホーム］タブの［段落番号］を使って、本物の番号付きリストにそろえましょう。
コピー＆ペーストで書式が混ざっている
他の文書やWebページから貼り付けると、見た目は同じでも別の番号書式が混ざることがあります。この場合は、問題の段落を選択し、［ホーム］タブの［すべての書式をクリア］で不要な書式を外してから、あらためて段落番号を設定すると直ることがあります。書式を消す前に、太字や文字色など必要な装飾がある場合は確認してください。
アウトライン番号と通常の段落番号が混在している
「1.」「1.1」「1.1.1」のような階層番号は、通常の段落番号とは管理方法が異なります。見出しと連動する文書では［複数レベルのリスト］を使うと安定します。通常の手順リストにアウトライン番号を混ぜると、意図しない番号に変わることがあるため、用途をそろえるのがおすすめです。
番号を崩さず編集する時短ワザ
番号付きリストは、操作を覚えると編集がかなり楽になります。よく使うポイントを押さえておきましょう。
- Enter：次の番号を自動で作成します。
- Enterを2回：番号付きリストを終了し、通常の段落に戻ります。
- Tab：項目を1段階下げ、子項目にします。
- Shift＋Tab：項目を1段階上げ、親項目に戻します。
- Alt＋Shift＋↑／↓：段落ごと項目の順番を上または下へ移動できます。長い手順書の並べ替えに便利です。
特に、番号を直すために文章を切り取って貼り直す作業は不要です。番号部分を右クリックして「継続」か「新しいリストを開始」かを選べば、連番はWordに任せられます。手入力を減らすほど、項目の追加や削除にも強い文書になりますよ。
