PowerPointで発表時間を確認したいときは、スライドショーの［リハーサル］を使うのが最短です。各スライドにかかった時間とプレゼン全体の所要時間を同時に計測でき、結果を保存すれば自動切り替えにも使えます。発表直前に「予定時間を超えていないか」を確認したいときにも便利ですよ。
結論：［スライドショー］タブの［リハーサル］で時間を計測します
リハーサルを開始すると、スライドショーが全画面で始まり、左上に経過時間を表示する小さなツールバーが現れます。普段どおりに説明しながらスライドを進めるだけで、1枚ごとの時間を記録できます。
PowerPointでリハーサル時間を計測する手順
- 時間を計測したいPowerPointファイルを開きます。
- 画面上部のリボンから［スライドショー］タブをクリックします。
- ［設定］グループにある［リハーサル］をクリックします。PowerPointの表示幅が狭い場合は、ボタンが省略表示されていることがあります。その場合は［…］やメニュー内を探してください。
- 1枚目のスライドから全画面表示になり、計測が始まります。
- 話す内容に合わせて、マウスクリック、キーボードの→キー、またはEnterキーで次のスライドへ進めます。
- 最後のスライドまで進めると、合計時間を保存するか確認するメッセージが表示されます。
- スライドごとの時間を残したい場合は［はい］をクリックします。保存したくない場合は［いいえ］を選びましょう。
たとえば10分の持ち時間なら、実際のリハーサルは8分30秒から9分程度に収めるのがおすすめです。会場での間、質問、PCの切り替えなどを考えると、ぴったり10分では少し危険ですね。
リハーサル中に使える操作と時間表示の見方
リハーサル開始後は、画面左上に小さな記録用ツールバーが表示されます。ここでは現在のスライドの時間と、プレゼン全体の経過時間を確認できます。
- 次のスライドへ進む：マウスの左クリック、→キー、Enterキー、Spaceキー
- 前のスライドへ戻る：←キー、Backspaceキー
- 一時停止する：左上の一時停止ボタンをクリック
- 現在のスライドの時間をリセットする：左上のリセットボタンをクリック
- リハーサルを終了する：Escキーを押す
電話対応や急な来客などで中断したときは、一時停止を使いましょう。止めずに放置すると、その空白時間まで発表時間として記録されてしまいます。誤って長く表示してしまったスライドは、リセットしてから説明をやり直すと正しい時間に直せます。
計測した時間を保存するとどうなる？
終了時に［はい］をクリックすると、各スライドの表示時間がPowerPointに記録されます。この記録は、スライドショーを自動再生するときにも利用できます。
保存した時間で自動再生する方法
- ［スライドショー］タブを開きます。
- ［設定］グループの［スライドショーの設定］をクリックします。
- ［スライドの切り替え］で［保存されたタイミング］を選択します。
- ［OK］をクリックします。
- F5キーを押して、先頭からスライドショーを開始します。
これで、リハーサル時に保存した秒数に合わせてスライドが切り替わります。説明なしで流す展示用スライドや、オンライン配信前の動作確認にも使えます。ただし、発表者が話しながら操作する通常のプレゼンでは、自動送りにすると話す速さとのズレが起きやすいため注意してください。
リハーサルの時間をやり直す・削除する方法
一度保存したタイミングは、再度リハーサルを実行すれば上書きできます。時間を記録し直したいときは、同じ手順で［リハーサル］を始めましょう。
すべてのスライドに保存された時間を消したい場合は、次の操作を行います。
- ［スライドショー］タブをクリックします。
- ［設定］グループの［タイミングの記録］または時計マークのメニューを開きます。PowerPointのバージョンによって表示名が少し異なります。
- ［すべてのスライドのタイミングをクリア］を選びます。
特定のスライドだけ時間を調整したい場合は、対象スライドを選択し、［画面切り替え］タブの［自動的に切り替え］にある秒数を変更する方法もあります。
うまくいかない場合のチェックポイント
［リハーサル］が見つからない
まず［スライドショー］タブを開いているか確認しましょう。［画面切り替え］タブや［記録］タブと間違えやすいポイントです。リボンが折りたたまれている場合は、右上のリボン表示オプションから［常にリボンを表示する］に変更すると探しやすくなります。
時間が計測されない・表示されない
リハーサルではなく、通常のF5キーによるスライドショーを開始している可能性があります。通常再生では時間は記録されません。いったんEscキーで終了し、［スライドショー］タブの［リハーサル］から開始してください。
終了後に時間が保存されない
最後に表示される「タイミングを保存しますか」という確認画面で［いいえ］を選ぶと、記録は残りません。もう一度リハーサルを実行し、終了時に［はい］をクリックしましょう。また、共有フォルダー上のファイルで編集権限がない場合は保存できないことがあります。ファイル名の近くに「読み取り専用」と表示されていないかも確認してください。
自動再生でスライドが切り替わらない
タイミングを保存しただけでは、自動送りの設定が有効にならない場合があります。［スライドショー］→［スライドショーの設定］を開き、［保存されたタイミング］が選ばれているか確認してください。さらに［画面切り替え］タブで［クリック時］のみが設定されているスライドがないかもチェックすると安心です。
動画やアニメーションの時間が想定と違う
リハーサルの時間には、動画の再生時間、アニメーションを見せる間、クリック待ちの時間も含まれます。動画を再生するスライドでは、実際の発表と同じように操作して計測しましょう。アニメーションをクリックで開始する設定なら、そのクリックも忘れずに行うことが大切です。
発表時間を短くする時短ポイント
リハーサルで予定時間を超えたときは、話すスピードを無理に上げるより、説明量を減らすほうが伝わりやすくなります。特に時間を使いすぎているスライドを見つけると、修正箇所を絞れますよ。
- 1枚のスライドにつき、伝える結論を1つに絞る
- 表やグラフは、見てほしい数値だけを色や太字で目立たせる
- 口頭で補足している長い文章は、短いキーワードに置き換える
- 質疑応答がある発表では、最後のまとめを30秒程度短くする
- F5キーで先頭から、Shift＋F5キーで現在のスライドから再生して確認する
PowerPointのリハーサルは、単なる時間計測ではなく、話が長い部分や説明が分かりにくい部分を見つける作業でもあります。作成直後に1回、発表直前にもう1回測るだけでも、本番の焦りをかなり減らせます。まずは［スライドショー］タブの［リハーサル］から、実際の話し方で通してみましょう。
