Outlookで「メールボックスがいっぱいです」「容量の上限に達しました」と表示されると、メールの送受信が止まり、仕事に大きく影響しますよね。急いでいるときは、古いメールを適当に削除するよりも、容量を多く使っている添付ファイル付きメールから減らすのが最短です。
結論：大容量メールを削除し、ごみ箱を空にすれば最短で減らせます
Outlookの容量は、受信トレイだけでなく、送信済みアイテム・削除済みアイテム・迷惑メール・下書きなども含めて計算されます。特に、写真、PDF、Excel、PowerPoint、動画などが添付されたメールは容量を使いやすいので、ここから整理しましょう。
まずは大きい添付ファイル付きメールを探して削除する手順
Outlookの画面によって表示名が少し異なりますが、検索機能を使えば効率よく大容量メールを見つけられます。
Outlook for Windows（従来版）で検索する方法
- Outlookを開き、容量を減らしたいメールフォルダーをクリックします。
- 画面上部の検索ボックスをクリックします。
- 検索タブにある「サイズ」をクリックします。
- 「大きい」または「非常に大きい」を選択します。
- 表示されたメールを確認し、不要なものを選択して削除します。
- 必要な添付ファイルがある場合は、先にPCや社内で指定された保存先へ保存してからメールを削除します。
検索ボックスに直接、size:>10MBのように入力して探す方法も便利です。検索結果が少ない場合は、size:>5MBにして範囲を広げてみてください。
新しいOutlook・Outlook on the webで検索する方法
- Outlookを開き、上部の検索ボックスをクリックします。
- 検索ボックスにhasattachments:yesと入力し、添付ファイル付きメールを表示します。
- さらにサイズを絞り込みたい場合は、size:>10MBを追加して検索します。
- 不要なメールを選択し、「削除」をクリックします。
- 左側の「削除済みアイテム」を開き、「フォルダーを空にする」または「すべて削除」を実行します。
検索条件は、hasattachments:yes size:>10MBのように半角スペースで続けて入力できます。古いメールも優先して整理したいときは、検索結果を日付順に並べ替えましょう。
削除済みアイテムを空にして容量を確実に空ける
メールを削除しただけでは、多くの場合「削除済みアイテム」に移動するだけです。この状態ではメールボックス容量を使い続けるため、最後の削除作業が重要ですよ。
- Outlook左側のフォルダー一覧から「削除済みアイテム」または「ごみ箱」を開きます。
- 残しておく必要があるメールがないか確認します。
- フォルダーを右クリックし、「フォルダーを空にする」をクリックします。
- 確認メッセージが出たら、内容を確認して削除を実行します。
- 「迷惑メール」フォルダーも開き、不要なメールを削除します。
会社や学校のMicrosoft 365アカウントでは、削除済みメールが一定期間復元できる設定になっていることがあります。それでも通常は削除済みアイテムを空にすることで、利用中の容量を減らせます。
送信済みアイテムも忘れずに整理する
見落としやすいのが「送信済みアイテム」です。資料や画像を複数人に送ったメールは、送信済み側にも添付ファイル付きで保存されています。受信トレイを整理しても容量が減らないときは、送信済みアイテムを確認してください。
- 大きな資料を添付して送ったメール
- 何度も転送され、過去の添付ファイルが連なっているメール
- 画像を本文に大量に貼り付けたメール
- 完了済み案件の古いメールスレッド
必要な記録まで消さないよう、業務ルールで保存期間が決まっているメールは勝手に削除しないでください。迷ったメールは、上司や情報システム担当者に確認してから整理すると安心です。
削除したくないメールはアーカイブへ移動する
メールを残す必要がある場合は、組織で「オンライン アーカイブ」が用意されていれば、古いメールを移動する方法があります。オンライン アーカイブは通常のメールボックスとは別枠で管理されるため、メインのメールボックス容量を減らせる場合があります。
- Outlookのフォルダー一覧に「オンライン アーカイブ」または「In-Place Archive」があるか確認します。
- 保管したいメールを選択します。
- 右クリックして「移動」を選びます。
- 移動先としてオンライン アーカイブ内のフォルダーを選択します。
ただし、「アーカイブ」ボタンの動作は環境によって異なります。単に通常のメールボックス内にあるアーカイブフォルダーへ移すだけでは、使用容量は減りません。オンライン アーカイブへ移動できているかを確認しましょう。
うまく減らない・エラーが消えない場合のチェックポイント
削除したのに容量表示が変わらない
- 削除済みアイテムや迷惑メールを空にしていない可能性があります。
- Outlookの容量表示の更新には少し時間がかかることがあります。Web版Outlookを再読み込みし、しばらく待ってから確認してください。
- 受信トレイだけでなく、送信済みアイテム、下書き、RSSフィードなどのフォルダーも確認しましょう。
メールを削除できない・アーカイブが表示されない
- 会社や学校のアカウントでは、保存期間や削除を制限するポリシーが設定されている場合があります。
- オンライン アーカイブの利用権限が付与されていない可能性があります。
- 共有メールボックスがいっぱいの場合は、自分の受信トレイを整理しても解決しません。該当する共有メールボックスを開いて整理してください。
PCの空き容量を増やしたいだけだった
「メールボックスがいっぱい」と「PCのストレージが不足」は別の問題です。Outlookのメールボックス容量を減らしても、PC本体の空き容量が大きく増えるとは限りません。PC容量が不足している場合は、ダウンロードフォルダー、不要な動画、OneDriveの同期設定なども確認しましょう。
メールボックスをいっぱいにしない時短ワザ
- 月1回、size:>10MBで検索する：大容量メールだけを定期的に確認すると、緊急対応を減らせます。
- 不要な返信・転送では添付ファイルを外す：同じ資料を何度も添付すると、送信済みアイテムの容量が増えやすくなります。
- メールはフォルダー分けより検索を活用する：細かくフォルダー分けしすぎるより、件名・差出人・添付ファイルの有無で検索したほうが早く見つかることも多いですよ。
- Ctrl＋Shift＋Vで移動操作を効率化する：従来版Outlookでは、メールを選択してこのショートカットを押すと移動先フォルダーを選びやすくなります。
まずは大きい添付ファイル付きメールを削除し、削除済みアイテムを空にする。この2つを行えば、メールボックス容量のトラブルはかなりのケースで解消できます。メールが送受信できない状態を早めに抜け出して、仕事を止めないようにしましょう。
