仕事中にGmailでファイルを送ろうとして、容量オーバーのエラーが出ると困りますよね。結論からいうと、添付ファイルが25MBを超える場合は、Googleドライブにアップロードして共有リンクを送るのが最も早く確実な方法です。
結論：Gmailで25MBを超えるファイルはGoogleドライブのリンクで送る
Gmailでは、メールに直接添付できるファイルの容量は合計25MBまでです。写真やPDF、動画、PowerPointなどを複数添付すると、1つ1つは小さくても合計容量が上限を超えることがあります。
ファイルが25MBを超えた場合、Gmailの画面でGoogleドライブを使う案内が表示されることもあります。そのまま進めてもよいですが、共有設定まで確認しておくと、相手から「ファイルが開けません」と連絡される手間を防げますよ。
GmailからGoogleドライブのリンクを送る手順
すでにGoogleドライブにファイルを保存している場合は、Gmailの作成画面からファイルを選ぶだけで送れます。
- Gmailを開き、左上の［作成］をクリックします。
- 宛先・件名・本文を入力します。
- メール作成画面下部にあるGoogleドライブの三角形アイコンをクリックします。
- 送信したいファイルを選択します。まだアップロードしていない場合は、［アップロード］タブからファイルを追加します。
- 画面下部で［ドライブのリンク］が選ばれていることを確認します。
- ［挿入］をクリックして、メール本文にファイルのリンクを入れます。
- 共有設定の確認画面が出たら、相手が閲覧できる設定になっていることを確認して［送信］をクリックします。
この方法なら、動画や大量の写真など、25MBを超えるファイルでもメールで案内できます。メール本体に巨大なデータを直接入れないため、送信エラーも起きにくくなります。
Googleドライブにアップロードして共有リンクを作る手順
先にファイルをGoogleドライブへ保存してから、リンクをコピーしてGmailに貼り付ける方法もあります。複数のファイルを送るときや、あとから同じ資料を別の人へ送るときに便利です。
- Googleドライブを開きます。
- 左上の［＋新規］をクリックします。
- ［ファイルのアップロード］をクリックし、送信したいファイルを選びます。
- アップロード完了後、対象ファイルを右クリックします。
- ［共有］をクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力するか、一般的なアクセス設定を変更します。
- 必要に応じて権限を［閲覧者］［閲覧者（コメント可）］［編集者］から選びます。
- ［リンクをコピー］をクリックします。
- Gmailの本文にリンクを貼り付けて送信します。
社内資料や個人情報を含むファイルは、むやみに「リンクを知っている全員」が見られる状態にしないことが大切です。基本は、送る相手のメールアドレスを指定して共有する設定が安心ですね。
容量オーバーになったファイルを小さくして直接添付する方法
相手の会社でGoogleドライブのリンクを開けない場合や、ファイルそのものを添付したい場合は、容量を減らして25MB以下にする方法もあります。
複数ファイルをZIP形式にまとめる
複数の書類や画像を送るなら、ZIPファイルに圧縮すると容量を減らせる場合があります。
- 送信したいファイルを1つのフォルダーにまとめます。
- フォルダーを右クリックします。
- Windowsでは［送る］→［圧縮（zip形式）フォルダー］を選びます。
- 作成されたZIPファイルの容量を確認します。
- 25MB以下になった場合は、Gmailに直接添付します。
ただし、JPEG画像・MP4動画・PDFなどは、すでに圧縮されていることが多いため、ZIPにしても容量がほとんど減らないことがあります。その場合はGoogleドライブのリンク送信に切り替えましょう。
画像やPDFの容量を減らす
画像が多い資料なら、画像のサイズを小さくしたり、解像度を下げたりすると容量を抑えられます。PowerPointでは画像を選択してから［図の形式］→［図の圧縮］を使うと、プレゼン資料を軽くできます。
PDFは、元のWordやPowerPointファイルから「最小サイズ」や「オンライン配布用」の設定でPDFを書き出すと、小さくなることがあります。画質を下げすぎると文字や図表が読みにくくなるため、保存後は必ず内容を確認してください。
Gmailで添付ファイルを送れない場合のチェックポイント
容量が25MB以下なのに送れない場合は、次のポイントを順番に確認しましょう。
- 複数の添付ファイルの合計が25MBを超えていないか：ファイル単体ではなく、メールに付けたすべてのファイルの合計で判定されます。
- メール本文に貼り付けた画像が多すぎないか：本文内の画像もメール容量に影響します。不要な画像を削除して試しましょう。
- 会社のGoogle Workspaceで制限されていないか：勤務先の管理者が、外部共有やGoogleドライブの利用を制限していることがあります。
- 相手が共有ファイルを開ける設定か：送信者側では開けても、受信者に権限がなければアクセスできません。共有画面で相手のメールアドレスと権限を確認します。
- ファイル名に特殊な記号が多くないか：記号や極端に長いファイル名が原因になることもあります。短い英数字や日本語の名前に変更して試してください。
- 送信しようとしているファイル形式に問題がないか：実行ファイルなど、安全上の理由でGmailがブロックする形式があります。ZIPにしても送れない場合があるため、社内の規定に従って別の安全な受け渡し方法を確認しましょう。
「ファイルが大きすぎます」と表示される主な原因
Gmailの容量制限は、ファイルサイズの表示と完全に同じではないことがあります。メール送信時には添付データが変換されるため、パソコン上で24MB程度に見えるファイルでも、メールでは25MBを超えることがあります。
上限ぎりぎりのファイルを送るときは、圧縮しても失敗する可能性があります。目安として20MBを超えるファイルは、最初からGoogleドライブのリンクで送るようにすると、送信し直しを減らせますよ。
時短ワザ：大容量ファイルを送るメールの書き方
Googleドライブのリンクを送るときは、相手が迷わないように、ファイル名・内容・閲覧期限の有無を本文に書いておくと親切です。
たとえば、「添付容量が大きいため、下記リンクからご確認ください。ファイル名：7月度営業会議資料.pdf」のように書くと、受信者はすぐに判断できます。複数ファイルがある場合は、Googleドライブ上でフォルダーを作り、フォルダー単位で共有すると整理しやすいですね。
また、送信前にGmailの下書きを開き直して、リンクが正しく入っているか確認する習慣を付けましょう。容量オーバーで送れないときは、無理に何度も添付を試すより、Googleドライブの共有リンクへ切り替えるのが最短の解決策です。
