受信トレイにメールが増えると、「あとで対応するメール」「重要な取引先」「社内連絡」が混ざって探しにくくなりますよね。Gmailはラベルに色を付けるだけで、メールの種類や優先度をひと目で判断しやすくなります。私も仕事用メールでは、対応状況と相手ごとに色分けして、メール探しの時間を減らしています。
結論：Gmailのラベルは左メニューの︙から色を設定できます
まずは「要対応」「返信待ち」「完了」など、仕事でよく使う分類を3〜5個だけ作るのがおすすめです。最初から細かく分けすぎると、かえって管理の手間が増えてしまいます。
Gmailのラベルを新しく作成して色分けする手順
ラベルがまだない場合は、作成してから色を設定しましょう。操作はGmailをブラウザで開いたパソコン画面で行うと分かりやすいですよ。
- Gmailを開き、画面左側のメニューを下へスクロールします。
- 「新しいラベルを作成」をクリックします。
- ラベル名を入力します。たとえば「要対応」「お客様」「経費」「社内連絡」など、見ただけで用途が分かる名前にしましょう。
- 「作成」をクリックします。
- 左側メニューに作成したラベルが表示されたら、ラベル名にマウスカーソルを合わせます。
- 表示される︙をクリックし、「ラベルの色」にマウスを合わせます。
- 表示されたカラーパレットから使いたい色をクリックします。
これでラベル名に色が付きます。標準の色だけでなく、「カスタムの色を追加」から背景色と文字色を指定することもできます。ただし、文字が読みにくくならないよう、背景が濃い色なら白い文字、背景が薄い色なら濃い文字を選ぶと見やすいです。
メールにラベルを付ける方法
ラベルを作っただけでは、既存のメールには反映されません。整理したいメールにラベルを付けましょう。
メールを1通ずつ開いてラベルを付ける
- ラベルを付けたいメールを開きます。
- 画面上部のタグの形をした「ラベル」アイコンをクリックします。
- 付けたいラベルにチェックを入れます。
- 「適用」をクリックします。
1通のメールに複数のラベルを付けることもできます。たとえば、取引先から届いた至急の依頼なら、「お客様」と「要対応」の両方を付けておくと便利です。
メール一覧からまとめてラベルを付ける
- 受信トレイで、整理したいメールの左にあるチェックボックスを選択します。
- 画面上部の「ラベル」アイコンをクリックします。
- 付けたいラベルを選び、「適用」をクリックします。
同じ種類のメールがたまっているときは、まとめて処理すると時短になります。検索ボックスで送信者名や件名を検索してから、検索結果をまとめて選択する方法も便利ですよ。
仕事で使いやすいラベル色分けのおすすめ例
色には一般的なイメージがあるため、意味を固定しておくと迷いません。チームで共有する運用では、色のルールをそろえておくとさらに見やすくなります。
- 赤：今日中に対応する、締切が近い、最優先のメール
- 黄・オレンジ：確認待ち、返信待ち、あとで対応するメール
- 青：取引先、顧客、外部とのやり取り
- 緑：完了済み、保管用、経費や申請関連
- 紫：社内プロジェクト、会議、定例連絡
おすすめは、優先度とメールの種類を混ぜないことです。「赤は緊急」「青は顧客」のように、色の意味を決めておくと受信トレイを開いた瞬間に次の作業を判断できます。
受信したメールに自動でラベルを付ける方法
毎回手動でラベルを付けるのが面倒なら、Gmailのフィルタを使いましょう。特定の送信者や件名のメールに、自動でラベルを付けられます。
- Gmail上部の検索ボックス右端にある検索オプションのアイコンをクリックします。
- 「From」に送信者のメールアドレス、「件名」にキーワードなど、振り分け条件を入力します。
- 「フィルタを作成」をクリックします。
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れます。
- 自動で付けたいラベルを選択します。
- 必要に応じて「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れます。
- 「フィルタを作成」をクリックします。
たとえば、特定のお客様からのメールには青い「お客様」ラベル、システム通知にはグレーの「自動通知」ラベルを自動で付けると、重要なメールが埋もれにくくなります。
色分けがうまくいかない場合のチェックポイント
ラベルの色を変えるメニューが見つからない
左側メニューが折りたたまれている可能性があります。画面左上の三本線メニューをクリックして、ラベル一覧を表示してください。また、ラベル名にマウスを合わせないと︙が表示されないことがあります。
スマホのGmailアプリで色が表示されない
ラベルの色設定は、パソコン版Gmailで操作するのが基本です。スマホアプリではラベル名は確認できますが、パソコン版のように色が見やすく表示されなかったり、色の設定変更ができなかったりします。色分けの設定はパソコンで済ませて、スマホではラベル名で確認するとスムーズです。
メールにラベルを付けたのに受信トレイから消えない
ラベルを付ける操作と、メールをアーカイブする操作は別です。受信トレイからメールを外したい場合は、ラベルを付けたあとに「アーカイブ」ボタンをクリックしましょう。メールは削除されず、左側メニューのラベルをクリックすればいつでも確認できます。
ラベルが多すぎて逆に探しにくい
使っていないラベルは、左側メニューの︙から「ラベルを削除」または表示設定を見直しましょう。目安として、日常的に見るラベルは5〜10個程度に絞ると管理しやすいです。案件名ごとのラベルを作る場合は、「案件」ラベルの下に子ラベルを作ると一覧がすっきりします。
さらに時短できるGmailの便利ワザ
ラベル整理と一緒に、Gmailのキーボードショートカットも使うとメール処理が速くなります。ショートカットを使うには、Gmail右上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」を開き、「キーボード ショートカット」をオンにして保存してください。
- c：新規メールを作成する
- r：開いているメールに返信する
- a：全員に返信する
- e：メールをアーカイブする
- l：メールにラベルを付ける
- v：メールを別の場所へ移動する
- /：検索ボックスにカーソルを移動する
まずは「lでラベルを付ける」「eでアーカイブする」の2つだけ覚えると、マウス操作が減ってかなり楽になります。色分けしたラベルと自動振り分けを組み合わせて、探さない受信トレイを作っていきましょう。
