Wordで資料を印刷したら、右側のコメントや赤字の修正履歴まで出てしまった……という経験はありませんか？社内確認用のメモを残したまま提出用に印刷すると、見せたくない情報まで相手に渡るおそれがあります。
コメントを印刷しないための基本は、印刷画面で［変更履歴とコメントの印刷］をオフにすることです。編集画面でコメントを非表示にするだけでは、印刷設定によっては出力されることがあるため、必ず印刷プレビューで確認しましょう。
結論：［変更履歴とコメントの印刷］をオフにします
Wordのバージョンによって表示名が少し異なる場合がありますが、「変更履歴」「コメント」「マークアップ」「文書（変更履歴なし）」といった言葉を目印にすると見つけやすいですよ。
Windows版Wordでコメントを印刷しない手順
Windows版のWordでは、印刷画面の設定を変更するだけで、文書本文だけを出力できます。作業前にファイルを保存しておくと安心です。
- Wordで印刷したい文書を開きます。
- 画面左上の［ファイル］をクリックします。
- 左側メニューの［印刷］をクリックします。ショートカットキーはCtrl＋Pです。
- 中央にある［設定］の項目を確認します。
- ［変更履歴とコメントの印刷］にチェックが付いている場合は、クリックしてチェックを外します。
- 設定欄の表示が［文書］、または［変更履歴なしの文書］になっていることを確認します。
- 右側のプレビューで、吹き出しコメント・赤字・削除線が消えていることを確認します。
- 問題がなければ［印刷］をクリックします。
印刷画面では、チェック項目が最初から表示されず、設定のプルダウンメニュー内に入っていることがあります。その場合は、［変更履歴とコメントの印刷］と表示されている行、または［すべてのページを印刷］などの下にあるメニューをクリックして探してください。
プレビューで見るべきポイント
- ページ右側にコメントの吹き出しやコメント一覧がないか
- 本文中に赤字の追加文字、取り消し線、下線が残っていないか
- 余白が不自然に広くなっていないか
- ページ数が想定より増えていないか
コメントを含むマークアップを印刷すると、吹き出し用の領域が必要になるため、本文が縮小されたりページ数が増えたりします。プレビューで本文が通常の幅に戻っていれば、コメントを除外できている可能性が高いです。
Mac版Wordでコメントを印刷しない手順
Mac版Wordでは、印刷ダイアログの表示がWindows版と異なります。ポイントは、印刷対象を「マークアップ付き文書」ではなく通常の文書に切り替えることです。
- Wordで対象の文書を開きます。
- メニューバーの［ファイル］→［印刷］をクリックします。ショートカットキーはcommand＋Pです。
- 印刷画面で詳細設定が隠れている場合は、［詳細を表示］をクリックします。
- 設定項目のプルダウンから［Microsoft Word］または［Word］を選びます。
- ［印刷する内容］または［Print What］を確認します。
- ［文書］を選択し、［変更履歴とコメントを含む文書］や［マークアップを印刷］を選ばないようにします。
- プレビューからコメントが消えたことを確認して、［印刷］をクリックします。
Mac版はWordの世代やmacOSのバージョンによって項目名が変わります。「コメント付き」「マークアップ」「変更履歴を印刷」といった項目が選ばれていないかを確認してください。
編集画面でコメントも見えなくしたい場合
印刷だけでなく、画面上でもコメントを一時的に隠したい場合は［校閲］タブを使います。ただし、これはコメントを削除する操作ではありません。あとで再表示できます。
- リボンの［校閲］タブをクリックします。
- ［表示］または［マークアップの表示］をクリックします。
- ［コメント］のチェックを外します。
変更履歴も含めて見えない状態にしたい場合は、［表示するマークアップ］を［変更履歴なし］に切り替える方法もあります。ただし、画面で非表示にしただけで印刷設定まで必ず変わるわけではありません。提出用に出力するときは、先ほどの［ファイル］→［印刷］でプレビューを確認しましょう。
コメントを完全に削除してから印刷する方法
相手にWordファイルそのものを渡す場合は、印刷しない設定だけでは不十分です。ファイル内にはコメントが残っているため、受け取った相手が表示設定を変えると読めてしまいます。共有前に不要なコメントを消したいときは、次の手順で削除しましょう。
- ［校閲］タブをクリックします。
- コメント欄をクリックして、削除したいコメントを選択します。
- ［削除］をクリックします。
- すべて消す場合は、［削除］の▼をクリックし、［文書内のすべてのコメントを削除］を選びます。
この操作は元に戻せますが、共同編集している文書では必要な確認メモまで消えることがあります。共有用ファイルを別名で保存してから削除すると、元データを残せて安全ですよ。
うまくいかない場合のチェックポイント
［変更履歴とコメントの印刷］が見つからない
Wordの表示幅が狭い、またはバージョンが異なると、設定項目がプルダウン内に隠れていることがあります。［ファイル］→［印刷］を開き、［設定］内のメニューをひとつずつ開いてください。「文書」「マークアップ」「変更履歴」という表記を探すのが近道です。
チェックを外しても赤字や取り消し線が印刷される
コメントではなく、変更履歴が表示・印刷されている可能性があります。印刷設定が［変更履歴とコメントの印刷］になっていないか確認し、［文書］または［変更履歴なしの文書］を選び直してください。最終版として履歴を確定させる必要がある場合は、［校閲］→［承諾］から変更を承諾する操作も検討しましょう。
コメントは消えたのに右側の余白が広いまま
印刷プレビューが更新されていない、または変更履歴用の表示が残っている場合があります。いったん印刷画面を閉じ、文書を保存してから再度［Ctrl＋P］で開き直してください。それでも直らない場合は、［校閲］タブで［変更履歴なし］に切り替えたうえで印刷設定を確認します。
PDFにするとコメントが入ってしまう
WordからPDFとして保存・印刷する場合も、基本は同じです。PDF作成前にWordの印刷プレビューでコメントが消えていることを確認してください。［名前を付けて保存］からPDFを作るときは、［オプション］内にある「変更履歴を含む文書」などの設定も確認すると安心です。
共有された文書で設定が戻ったように見える
印刷設定は、プリンターやWordの環境によって表示が変わることがあります。また、共同編集者がコメントを追加すれば、当然ながら新しいコメントは文書内に残ります。印刷の直前に毎回プレビューを見る習慣を付けると、提出ミスを防げます。
時短ワザ：印刷前はCtrl＋Pで3秒チェック
コメントの印刷ミスを防ぐ一番簡単な方法は、印刷直前にCtrl＋Pでプレビューを開くことです。本文だけが表示されているか、ページ数が想定どおりかを確認してから印刷しましょう。
- Ctrl＋P：印刷画面をすぐ開く
- Ctrl＋S：印刷前に上書き保存する
- Ctrl＋Z：コメント削除や履歴承諾を間違えたときに元に戻す
- F7：印刷前にスペルチェック・文章校正を行う
提出用の文書は、「コメントを印刷しない」「変更履歴を印刷しない」「プレビューで確認する」の3点をセットで行うのがおすすめです。慣れれば数十秒で確認でき、社外提出や上司への報告でのうっかりミスを減らせますよ。
