Excelのコメントやメモを資料と一緒に印刷したいのに、プレビューに表示されず困ることがありますよね。Excelでは、印刷設定を変更しない限りコメントは基本的に印刷されません。印刷時に吹き出しの形で表示する方法と、別ページの一覧として出力する方法を押さえておけば、確認用資料や引き継ぎ資料をスムーズに作れます。
結論：［ページ レイアウト］からコメント・メモの印刷方法を指定します
セルの近くに吹き出しを表示した状態で印刷したい場合は「画面表示イメージ」、コメントの内容を一覧で出力したい場合は「シートの末尾」を選びましょう。急いでいるときは、まずこの設定を確認すれば大丈夫ですよ。
コメント・メモを印刷する基本手順
ここではWindows版Excelを例に、コメント・メモの印刷設定を変更する手順を説明します。Excelのバージョンによっては、表示が「コメント」ではなく「コメントとメモ」になっていることがあります。
- コメントまたはメモが入っているExcelファイルを開きます。
- 画面上部の［ページ レイアウト］タブをクリックします。
- ［ページ設定］グループの右下にある、小さな斜め矢印のアイコンをクリックします。
- ［ページ設定］ダイアログボックスが開いたら、［シート］タブをクリックします。
- ［コメントとメモ］または［コメント］のプルダウンをクリックします。
- セルの近くに表示したまま印刷するなら［画面表示イメージ］、一覧で印刷するなら［シートの末尾］を選択します。
- ［印刷プレビュー］で内容を確認し、問題なければ［印刷］をクリックします。
印刷前に［ファイル］→［印刷］を開き、右側のプレビューを必ず確認しましょう。設定を変えても、改ページや用紙の向きによって見え方が変わることがあります。
「画面表示イメージ」と「シートの末尾」の違い
画面表示イメージ：セルの横に吹き出しを出して印刷する
「画面表示イメージ」は、ワークシート上で見えているコメント・メモの吹き出しを、その位置のまま印刷する設定です。どのセルに対する補足なのかを、紙の資料でも分かりやすく伝えたいときに便利ですね。
- チェック担当者に修正箇所を伝えたい
- 数値の根拠や注意点をセルの近くに残したい
- 紙の資料でも画面と同じ配置で確認したい
ただし、コメント・メモが画面上で非表示のままだと、印刷されないことがあります。後ほど説明する「表示されないときのチェックポイント」も確認してください。
シートの末尾：コメント内容を一覧で印刷する
「シートの末尾」を選ぶと、ワークシート本体を印刷した後に、コメント・メモの内容が一覧として出力されます。吹き出しが重なって表が見づらくなる心配がないため、コメント数が多いファイルに向いています。
- コメント・メモが多く、吹き出しが重なってしまう
- 確認者ごとにコメント内容を一覧でチェックしたい
- シート本体のレイアウトを崩さずに印刷したい
一覧には、対象セルとコメント・メモの内容が表示されます。提出用のきれいな帳票よりも、内部確認や修正指示の共有に使いやすい方法です。
画面表示イメージでコメント・メモを表示させる方法
「画面表示イメージ」を選んだのに印刷プレビューに出ない場合は、コメント・メモ自体をワークシート上に表示させましょう。Excelでは、新しい会話形式の「コメント」と、従来の付箋形式である「メモ」が分かれている場合があります。
新しいコメントを表示する手順
- コメントが入っているセルをクリックします。
- ［校閲］タブをクリックします。
- ［コメントの表示］をクリックします。
- 右側にコメントウィンドウが表示されたら、対象のコメントを確認します。
新しいコメントは、共同編集で返信を付けられる会話形式の機能です。Excelの環境やファイル形式によっては、印刷の対象として期待どおりに扱えないことがあります。印刷用にセルの横へ固定表示したい場合は、メモを使う方法が安定しやすいですよ。
従来のメモを表示する手順
- メモが入っているセルをクリックします。
- ［校閲］タブをクリックします。
- ［メモ］の横にある下向き矢印をクリックします。
- ［すべてのメモを表示］をクリックします。
- メモの枠が表示されたことを確認してから、印刷プレビューを開きます。
特定のセルだけ表示したい場合は、セルを右クリックして［メモの表示/非表示］を選びます。表示されたメモはドラッグで移動でき、枠のハンドルをドラッグするとサイズも変更できます。印刷前に表や数値と重なっていないか見ておきましょう。
うまく印刷・表示できない場合のチェックポイント
［コメントとメモ］が「なし」になっている
最も多い原因は、印刷設定が「なし」のままになっていることです。［ページ レイアウト］→［ページ設定］→［シート］を開き、［コメントとメモ］が「画面表示イメージ」または「シートの末尾」になっているか確認してください。
画面表示イメージなのに吹き出しが表示されない
「画面表示イメージ」は、シート上で表示されているメモの状態を反映します。［校閲］タブから［すべてのメモを表示］を実行し、吹き出しが実際に見えている状態にしてから印刷プレビューを開き直しましょう。
新しいコメントと従来のメモを混同している
Microsoft 365などの新しいExcelでは、「コメント」はスレッド形式の会話、「メモ」は従来のセルに付ける注釈です。以前のExcelで「コメント」と呼ばれていた機能は、現在は「メモ」と表示されることがあります。紙に吹き出し付きで出したい場合は、対象がコメントなのかメモなのかを［校閲］タブで確認すると解決しやすいです。
印刷範囲の外にコメント・メモがある
印刷範囲を設定している場合、対象セルがその範囲から外れていると印刷されません。［ページ レイアウト］→［印刷範囲］→［印刷範囲のクリア］で一度確認するか、必要なセルを含めて印刷範囲を設定し直してください。
吹き出しが用紙の外にはみ出している
メモの吹き出しをセルから大きく離れた場所へ移動していると、印刷範囲外になって欠けることがあります。［表示］タブから［改ページ プレビュー］を開くと、どこまでが印刷対象なのか確認しやすいですよ。吹き出しを印刷範囲内に戻すか、用紙の向きを横向きに変更しましょう。
Excel for the webを使っている
ブラウザ版Excelでは、デスクトップ版と比べて印刷やコメント・メモの操作に制限があることがあります。設定項目が見つからない場合は、［デスクトップ アプリで開く］からExcelアプリでファイルを開き、印刷設定を変更してください。
印刷を見やすくする時短ワザ
横向き印刷と拡大縮小を組み合わせる
コメント・メモの吹き出しを表示すると横幅が足りなくなりやすいため、［ページ レイアウト］→［印刷の向き］→［横］を試してみましょう。さらに［拡大縮小印刷］で「次のページ数に合わせて印刷」の横を1ページに設定すると、横方向のはみ出しを抑えられます。ただし縮小しすぎると文字が読みにくくなるため、プレビューで確認してください。
印刷前に改ページプレビューを確認する
［表示］タブ→［改ページ プレビュー］を使うと、青い線でページの区切りを確認できます。不要な場所でページが分かれているときは、青い線をドラッグして調整できます。コメント・メモが複数ある資料では、印刷後の紙を減らす時短ワザになります。
よく使う印刷画面はショートカットで開く
印刷プレビューをすぐ開きたいときは、Ctrl + Pが便利です。コメント・メモの設定を変更した後にこのショートカットを押せば、すぐに印刷結果を確認できます。設定変更とプレビュー確認をセットにすると、印刷ミスを減らせますよ。
Excelのコメント・メモ印刷は、［ページ設定］の［コメントとメモ］を変更するだけで対応できます。セルの近くで見せるなら「画面表示イメージ」、内容を整理して渡すなら「シートの末尾」を選び、印刷プレビューで最終確認してから出力しましょう。
