Excelの資料を白黒で印刷したいのにカラーで出てしまう、反対に色付きで印刷したいのに白黒になると困りますよね。Excelの印刷色は、シート側の印刷設定とプリンター側の設定の両方で決まります。まずはExcelの設定を確認し、それでも直らない場合はプリンターのプロパティを見直しましょう。
結論：Excelで白黒印刷するならページ設定の白黒印刷をオンにします
この設定は、画面上のセルの色を消すものではありません。印刷するときだけ白黒にする設定なので、作業中の表の見た目はカラーのままです。
- 白黒で印刷したいExcelシートを開きます。
- リボンの［ページ レイアウト］タブをクリックします。
- ［ページ設定］グループ右下の小さな斜め矢印をクリックします。
- 表示された［ページ設定］画面で［シート］タブをクリックします。
- ［印刷］欄にある［白黒印刷］へチェックを入れます。
- ［OK］をクリックします。
- ［ファイル］→［印刷］を開き、プレビューを確認してから印刷します。
設定後は、必ず印刷プレビューを見ましょう。セルの塗りつぶし色は白またはグレーに置き換わり、色付きの文字や罫線も白黒で出力されます。
カラー印刷に戻す方法
以前に白黒印刷を設定したブックでは、次回以降も白黒設定が残ることがあります。カラーで印刷したいときは、同じ画面から［白黒印刷］のチェックを外せば大丈夫です。
- ［ページ レイアウト］タブを開きます。
- ［ページ設定］グループ右下の矢印をクリックします。
- ［シート］タブを開きます。
- ［白黒印刷］のチェックを外します。
- ［OK］をクリックして、［ファイル］→［印刷］でプレビューを確認します。
ここでチェックが外れているのに白黒で印刷される場合は、Excelではなくプリンター側でモノクロ印刷が指定されている可能性が高いです。
プリンター側で白黒・カラーを切り替える手順
Excelの設定とは別に、プリンタードライバーにもカラー・白黒の設定があります。会社の複合機では、こちらの設定が優先されることもあります。
- Excelで［ファイル］→［印刷］をクリックします。
- 使用するプリンターが正しく選ばれているか確認します。
- プリンター名の下や横にある［プリンターのプロパティ］または［プリンターの設定］をクリックします。
- ［基本設定］［印刷品質］［カラー］などのタブを探します。
- 白黒で出したい場合は［モノクロ］［白黒］［グレースケール］などを選択します。
- カラーで出したい場合は［カラー］［自動カラー］などを選択します。
- ［OK］でプロパティを閉じ、Excelの印刷画面で［印刷］をクリックします。
表示名はプリンターのメーカーや機種によって異なります。［カラー／白黒］、［出力カラー］、［カラーモード］、［グレースケール印刷］といった項目を探すと見つけやすいですよ。
白黒印刷とグレースケール印刷の違い
プリンター設定には［白黒］だけでなく［グレースケール］が表示される場合があります。似ていますが、印刷結果が少し違います。
- 白黒印刷：黒と白を中心に印刷します。色分けされた表は見分けにくくなることがあります。
- グレースケール印刷：色を濃淡のあるグレーへ変換して印刷します。元の色の違いが明るさの差として残りやすいです。
色分けした売上表やスケジュール表をモノクロ出力するなら、まずはグレースケールのプレビューを確認するのがおすすめです。薄い黄色や水色は、印刷するとほとんど白に見えることがあります。
特定のシートだけ白黒印刷にする方法
Excelの［白黒印刷］は、通常はシートごとに設定します。複数シートがあるブックで、表紙だけカラー、明細だけ白黒のように分けることもできます。
- 白黒にしたいシート見出しをクリックします。
- ［ページ レイアウト］→［ページ設定］右下の矢印をクリックします。
- ［シート］タブで［白黒印刷］にチェックを入れます。
- カラーのまま印刷したいシートでは［白黒印刷］をオフにします。
- ［ファイル］→［印刷］で、印刷対象が［ブック全体を印刷］になっているか確認します。
複数のシートをまとめて選択している状態で設定すると、選択中のシートへ一括で反映できる場合があります。ただし、意図しないシートまで変更しやすいため、設定後は各シートの印刷プレビューを確認しましょう。
うまくいかない場合のチェックポイント
Excelで白黒印刷にしたのにカラーで出る
［白黒印刷］にチェックを入れてもカラーで出るときは、プリンタードライバー側がカラー固定になっている場合があります。［ファイル］→［印刷］→［プリンターのプロパティ］を開き、［カラー］［自動カラー］の設定を確認してください。プリンターによっては、Excelの設定よりドライバーの設定が優先されます。
カラー設定なのに白黒で印刷される
Excelの［白黒印刷］チェックが外れているかを確認します。外れている場合は、プリンターのプロパティで［モノクロ］や［グレースケール］が選ばれていないか見直しましょう。また、会社の共有プリンターでは管理者設定で白黒印刷が初期値になっていることもあります。
印刷プレビューはカラーなのに、紙では白黒になる
Excelのプレビューがカラーなら、Excelのページ設定は問題ない可能性が高いです。プリンター側の設定、カラーインクやトナーの残量、複合機のログイン後の出力設定を確認してください。共有複合機では、PCで送信した後に本体パネルで白黒出力を選んでいるケースもあります。
セルの背景色が印刷されない
白黒設定を解除しても背景色が出ない場合は、プリンターの節約モードや下書き印刷が原因かもしれません。［プリンターのプロパティ］で［トナー節約］［インク節約］［ドラフト］などがオンになっていないか確認しましょう。淡い背景色は印刷しにくいため、重要な項目は濃い罫線や太字も組み合わせると安心です。
設定したはずなのに別のシートだけ反映されない
Excelの印刷設定はシート単位で保存されることがあります。目的のシートを開いてから［ページ設定］を確認してください。また、［選択した部分を印刷］になっていると、想定外の範囲だけが印刷されます。［ファイル］→［印刷］の［設定］で、［作業中のシートを印刷］または［ブック全体を印刷］を選び直しましょう。
白黒印刷でも見やすい表にする時短ワザ
カラーに頼りすぎると、白黒印刷したときに重要な箇所が分からなくなります。最初からモノクロでも読みやすい表にしておくと、印刷ミスを減らせます。
- 見出しは背景色だけでなく、太字と下罫線も付けます。
- 重要な数値は赤字だけにせず、太字や枠線でも目立たせます。
- 区分ごとに罫線の種類を変え、実線・二重線・太線を使い分けます。
- 印刷前に［ファイル］→［印刷］を開き、ページ数・余白・改ページをまとめて確認します。
- 印刷プレビューからExcelへ戻るショートカットは［Esc］です。確認作業を素早く続けられます。
また、印刷範囲を設定するなら、印刷したいセル範囲を選択してから［ページ レイアウト］→［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］を使います。不要な空白ページを防げるので、白黒・カラーを問わず印刷の時短につながります。
Excelでの白黒・カラー印刷は、まず［ページ設定］の［白黒印刷］を確認し、直らなければ［プリンターのプロパティ］を確認する順番が最短です。印刷プレビューまで確認してから出力すれば、会議直前の印刷ミスも減らせますよ。
