Outlookで同じあいさつ文や案内文を何度も入力していると、短い文章でも意外と時間がかかりますよね。Windows版の従来のOutlookなら、よく使う文章を「クイックパーツ」に登録しておくだけで、メール本文へすぐに挿入できます。私と一緒に、登録から呼び出し、編集、削除まで順番に確認していきましょう。
結論：定型文を選択してクイックパーツへ登録します
クイックパーツには、文字だけでなく改行、文字色、太字、表などの書式も含めて保存できます。返信時のあいさつ、問い合わせへの回答、日程調整の案内など、本文で繰り返し使う文章の登録に向いています。
Outlookの定型文をクイックパーツに登録する手順
まずは、登録したい文章をメールの編集画面に用意しましょう。以下はWindows版の従来のデスクトップ用Outlookでの操作です。
- Outlookを起動し、［ホーム］タブの［新しいメール］をクリックします。
- メール本文に、繰り返し使いたい定型文を入力します。
- 登録したい文章をマウスでドラッグし、選択状態にします。
- メール作成画面上部の［挿入］タブをクリックします。
- ［テキスト］グループにある［クイックパーツ］をクリックします。
- ［選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存］をクリックします。
- 「新しい文書パーツの作成」画面で、分かりやすい名前を入力します。
- ［ギャラリー］が「クイックパーツ」、［保存先］が「NormalEmail.dotm」になっていることを確認します。
- ［OK］をクリックして登録を完了します。
登録名は「日程調整」「資料送付」「問い合わせ回答」のように、文章の用途がすぐ分かる名前がおすすめです。F3キーで呼び出す場合を考え、短く入力しやすい名前にしておくとさらに便利ですよ。
登録画面の項目はどう設定する？
- 名前：定型文を識別する名前です。呼び出しにも使います。
- ギャラリー：基本的には「クイックパーツ」のままで問題ありません。
- 分類：登録数が多い場合に整理する項目です。少ないうちは「全般」のままで大丈夫です。
- 説明：用途をメモできます。入力しなくても登録できます。
- 保存先：通常は「NormalEmail.dotm」を選びます。
- オプション：一般的な文章なら「内容のみ挿入」を選びます。
登録したクイックパーツを呼び出す方法
メニューから選んで挿入する
- 新規メール、返信、または転送の画面を開きます。
- 本文内の定型文を入れたい位置をクリックします。
- ［挿入］タブをクリックします。
- ［クイックパーツ］をクリックします。
- 一覧から登録した定型文をクリックします。
選択した定型文がカーソル位置へ挿入されます。登録数が少ないうちは、この方法が見つけやすく確実ですね。
F3キーで素早く呼び出す
- メール本文にクイックパーツの登録名を入力します。
- 入力した名前の直後にカーソルがある状態で、F3キーを押します。
- 登録名が定型文へ置き換わったことを確認します。
ノートパソコンでF3キーが音量調整などに割り当てられている場合は、Fnキーを押しながらF3キーを押してください。同じ名前のパーツがあると意図どおりに展開されないことがあるため、登録名は重複させないのがコツです。
登録した定型文を編集・削除する方法
定型文の内容を変更する
クイックパーツには、登録内容を直接書き換える編集ボタンがありません。いったん本文へ挿入して修正し、同じ名前で保存し直します。
- 変更したいクイックパーツをメール本文へ挿入します。
- 文章や書式を修正します。
- 修正した範囲を選択します。
- ［挿入］→［クイックパーツ］→［選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存］をクリックします。
- 変更前と同じ名前、ギャラリー、分類を指定して［OK］をクリックします。
- 再定義を確認するメッセージが表示されたら［はい］をクリックします。
不要なクイックパーツを削除する
- メール作成画面で［挿入］→［クイックパーツ］をクリックします。
- 削除したい定型文を右クリックします。
- ［整理と削除］をクリックします。
- 「文書パーツオーガナイザー」で対象が選択されていることを確認します。
- ［削除］をクリックし、確認画面で［はい］を選びます。
クイックパーツが表示されない・登録できない場合
新しいOutlookやWeb版を使っている
クイックパーツは、主にWindows版の従来のOutlookに搭載されている機能です。新しいOutlook、Outlook on the web、Mac版では、同じ場所にクイックパーツが表示されない場合があります。新しいOutlookでは［アプリ］内の「マイ テンプレート」が利用できるか確認してください。会社の設定によっては表示されないこともあります。
メール形式がテキスト形式になっている
テキスト形式では、クイックパーツのボタンが使えない、または書式を保持できないことがあります。メール作成画面の［書式設定］タブを開き、［HTML］へ切り替えてから操作しましょう。
文章を選択していない
［選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存］が押せない場合は、保存したい本文を選択できているか確認します。カーソルを置いただけでは登録できません。文字が反転表示されるまでドラッグしてください。
［挿入］タブにクイックパーツが見当たらない
Outlook本体のメイン画面ではなく、メールの作成画面を開いて確認しましょう。ウィンドウ幅が狭いと、［テキスト］グループが小さなアイコンやメニュー内にまとめられる場合もあります。作成画面を最大化すると見つけやすくなります。
再起動すると登録内容が消える
Outlookを終了するときに「NormalEmail.dotmへの変更を保存しますか」と表示された場合は、保存を選択してください。また、テンプレートファイルへの書き込みが会社のセキュリティ設定で制限されていると、内容が残らない場合があります。その場合は社内のシステム管理者へ確認しましょう。
F3キーを押しても挿入されない
- 本文ではなく、宛先欄や件名欄にカーソルがないか確認します。
- 登録名を省略せず、正確に入力します。
- 登録名の直後にカーソルを置いてからF3キーを押します。
- ノートパソコンではFnキーとF3キーを同時に押します。
- 同名のクイックパーツが複数ないか確認します。
さらに時短できるOutlookの便利ワザ
署名とクイックパーツを使い分ける
氏名、部署名、電話番号など、ほぼすべてのメールに入れる情報は「署名」が便利です。一方、問い合わせ回答や日程案内のように、必要なときだけ差し込む文章はクイックパーツに向いています。役割を分けると登録一覧がすっきりしますよ。
メール作成で役立つショートカット
- Ctrl＋N：Outlookのメール画面で新規メールを作成します。
- Ctrl＋R：選択中のメールへ返信します。
- Ctrl＋Shift＋R：全員へ返信します。
- Ctrl＋F：選択中のメールを転送します。
- Ctrl＋Enter：作成中のメールを送信します。確認画面が出たら内容を確認して進めましょう。
定型文をクイックパーツへ一度登録しておけば、入力ミスや表現のばらつきを減らしながら、メール作成時間も短縮できます。まずは毎日使っているあいさつ文を1つ登録し、慣れてきたら用途別に増やしていきましょう。
